【HM現場監督教本】業務の流れを効率化しよう

業務効率化【はじめに】

こんにちは。

ハウスメーカー現場監督のカントクパパ です。

現場監督などの技術職の方々はその業務量が多いですよね。

日常的に無理な残業をした結果、疲弊しストレスを感じているのではないでしょうか？

私も以前はそうでした。

それが当たり前だと思い込み、不平不満は言わずにずっと仕事をしてきました。

数年前は月の残業が150時間を超えていたことも普通にあったほどです。

しかし、今は働き方改革で残業がほとんどできなくなりました。

とは言っても会社は仕事内容を全く変えず、残業時間の削減だけを掲げ無理難題を会社員に押し付けるばかりです。

人員を増やしたり仕事内容の改変をするなどの具体的措置は何もしてくれません。

つまり自身で工夫をしながら仕事を効率化し残業時間を減らさなければならないのが現実です。

困り果てた私は仕事へのアプローチの仕方を転換することを決意しました。

その結果、現在は週２日のお休みと多くても月25時間程度の残業時間でストレスなく生活が送れています。

このブログでは仕事の業務効率化について私が取り組んだ事例を含めてまとめました。

もし、あなたがこれを参考にし、かけがえのない自由な時間を手に入れることができたのならそれ以上の喜びはありません。

ハウスメーカーの現場監督向けとしてはいますが、社会で仕事をする全ての人に共有できる内容も含まれています。

是非ご一読いただければ幸いです。

業務効率化のステップ　①仕事内容を分析

あなたが普段やっている仕事内容を把握し分析することから始めていきましょう。

あなたの業務内容にはどんなジャンルがあり具体的にはどんな作業をしていますか？

実はこれを理解し、分析することが業務効率化の第一歩となります。

早速やってみましょう。私の場合は大きく分けて以下のようになります。

現場監督にとって移動時間は大きな割合を示しますのでそれも仕事内容の一つと考えていいでしょう。

そしてこれらの仕事内容が全体の仕事量のうち何割くらいの時間を使っているのかを計算してください。月単位でも週単位でも構いません。

こうすることで仕事を効率化しなければならない最初のターゲットが何なのかがはっきりわかってきます。

私の場合は書類作成（事務処理）に全体の５割程度の時間を使っていることがわかりました。

まずはこれをスリム化していくことを第一優先にします。

業務効率化のステップ　②事務処理の内容を細分化

細分化した項目にかかる時間を実測する

事務処理のスリム化をするにはさらに細分化して考えるといいでしょう。

なぜなら細分化して考えることでより具体的に効率化の対策を立てることができるからです。

細分化したら、それぞれの項目１セットあたり何分くらい時間がかかるのか実際に測ってみましょう。

私の場合はざっと書くとこんな感じになりました。

このように書くと自分がどの業務にどれくらい時間をかけているのかということが視覚的に分かります。

この業務にこんなに時間がかかっていたんだ、なんて気づくこともあるのです。

この中で効率化できる内容が無いかを検討していきましょう。

実際に効率化をした例

その①

施工写真のまとめについては現場で撮った写真を全てクラウド管理し、すぐに会社のPCで見れるようにしました。

業務効率化にはスマホやタブレットなどの機器を有効に使う知恵が必須です。

私がガジェット付きだからとも言えますが、少しお金がかかったとしてもこれを使わない手はまずありません。

その②

メールチェックもスマホだと気づきにくいので、スマートウォッチを身につけることにしました。

すぐにメールの受信が分かり、表題も見ることができます。

重要な内容であればその場で返信し、そうで無いものは後で見れば良いのです。

これでじっくり事務所でメールを見る時間は減らせました。

その③

指摘事項の是正指示については現場ですぐに作成し、その場からメールで送信するようにしました。

それまでは後で会社でまとめて送ろうとしていました。

しかしそうすると、無駄に見やすくきれいに作成しようとするので余分な時間がかかってました。

それも平面図に全ての業者の内容を一枚にまとめようとしていたので、レイアウトまでじっくり考えながら作っていました。

各業者ごとにささっと記入し即送付を繰り返した方が私には合っていて効率的だと分かりました。

効率化のためにあえて残す項目もある

図面チェックは時間がかかりますが、あえて効率化しないことにしました。

なぜなら、図面の不具合で現場の手直しが発生すると事務的にチェックして是正するより何倍もの非効率的な時間を取られることを知っているからです。

なので無駄を減らすためにあえてここではしっかりと時間を使うのです。

その作業はあなたでしかできない？

社内の例

自分以外の人ができるものは他の人にやってもらう。

そのようなシステムを作るのも良いと思います。

例えば

このような業務は私ではなくても事務社員に一度やり方を教えればできる作業です。

それに現場監督のように外出していることが多い社員よりも会社に常駐している社員の方が効率的にできる環境が揃っているのです。

なので事務社員に任せることにしました。

社外（工事店）の例

現場では、複合的に数社の工事が絡む作業の調整を工事店に任せます。

つまり、現場監督は大まかな段取りと目的を明確に伝えれば、その後の細かな段取りを工事店が自主的に行動してくれる流れを構築しておくのです。

そのためには工事店間の横のつながりを強化させておく必要があります。

その横のつながりができてきたら細かな調整は彼らに任せるというわけです。

万一そこで何か問題が起こったとしても工事店を責めることはしません。

それをしてしまうと全てを現場監督が調整をしなければならなくなるからです。

チェックリスト作成

決まり切った作業的な内容をチェックリストにして見える化することをおすすめします。

例えば工事着工前には様々な細かな段取りをしなければなりません。

しかし、その内容はどの工事現場もほぼ同じ作業であり基本的には繰り返し作業となります。

シンプルな作業のわりには、ひとつひとつが重要でもし段取りを忘れていたりすると後からの修正に多くの時間を割かれてしまいます。

私はやり忘れによるトラブルで無駄な時間を使わないようにチェックリストを作成しました。

そしてチェックリストを見ながらこなしていくのです。

チェックリストのいいところは何をどこまでやったかが一目瞭然となりますし、やり終えた項目にチェックを入れるので見た目的にも達成感を得ることができます。

また、一気にまとめてやらなくてもチェックリストの項目が埋まっていない内容を見つけ、隙間時間にこなしていくことができるので有効に時間が使えます。

業務効率化のステップ　③自分の仕事の目的を見出す

今現在、夢も希望もなくクタクタになって働いている方はまずはそのやり方を否定しましょう。

そして自分に問い直してみてください。

あなたはなぜ現場監督をやっているんでしょうか？

そしてその目的はなんでしょうか？

もしその答えがはっきりしていないのであればただ惰性で仕事をしていることになります。

だから、だらだらと夜遅くまでみんなが家に帰っている時間まで仕事をしてしまうのです。

なので、まずはあなたが現場監督をやっている目標を見出してください。

私の場合は「施主の満足」を大目標にしてます。

建設中も楽しんでもらいながら引き渡しの時に満面の笑顔を見せてもらいたいと思ってます。

もちろんあなたの目標は私と違う目標でも構いません。

それがはっきりしていれば仕事に迷いが生じることはないのです。

逆にそのような仕事の目的がないと仕事のやり方がブレます。

ブレると何をやっても中途半端となり、良い仕事につながりません。

施主からクレームが出たなら何を差し置いても最優先・最大限の努力で対応していく。

それが施主の満足につながるのであればと努力をしていく。

それがブレないということではないでしょうか？

業務効率化【まとめ】

いかがでしたでしょうか？

具体例も含めて書いてきましたが、あなたの会社における立場や仕事の内容により違ってきます。

あなたなりに工夫をしてみてください。

仕事の業務効率化ができた暁にはあなたの自由な時間を手に入れることができます。

そしてストレスから解放され、生き生きとした健康体でいられます。

そして、ますます仕事が楽しくなることでしょう。

理想的な働き方改革ってそういうことですよね。

今回はここまでといたします。

最後まで見ていただきありがとうございました。