スケジュール管理のテクニック【はじめに】
こんにちは。カントクパパ です。
ハウスメーカーの現場監督の方からこんな悩みを聞いたことがあります。
<悩み>
好きな仕事ではありますが常に仕事に追われていて休みが取れないし休みが取れてもなんだか気が休まりません。
このままでは鬱になってしまいそうです。
私も同じような悩みを引きずりながら数年前までは仕事をしていました。
でも、世間で働き方改革が叫ばれ出した頃くらいから根本的な考え方をシフトしだしました。
その中の一つにスケジュール管理のテクニックがあります。
今回は現場監督の仕事でお悩みの方にスケジュール管理のテクニックをお伝えします。
スケジュール管理の仕方を改善することで、たくさんの自由な時間ができました。
現在は休日もしっかり取れて残業もほぼしなくていいような毎日を過ごしています。
特に自由な時間ができたことで得られることは大きいです。
極端に聞こえるかもしれませんが人生が変わります。
このブログを読み終えたあなたはきっと新しい人生を見直すきっかけを得ることができるのではないでしょうか。
ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
スケジュール管理のテクニック【5つのポイント】
スケジュール管理が自由にできるようになろう。
スケジュール管理が自由にできるようになるとはどういう意味か。
それは、相手の身勝手な都合に左右され自分のスケジュールを乱されないようにしましょうという意味です。
これができるとスケジュールの密度に強弱がつけれるようになり、自由に使える時間が作れます。
そうして作り上げた時間は後で述べますが貴重な宝物になります。
これをやっているかやっていないかで効率的な動きができるかどうかが変わってきます。
この後5つのポイントをお伝えしますので、是非実践してみてください。
スケジュール管理のテクニック ポイント①
最初のポイントは、相手に対してアポイントを取るときに自分のスケジュールを先に伝えること。
「◯月◯日でしたら◯時〜と◯時〜ならお時間取れそうですがいかがでしょうか?」
という具合にアポイントを取ります。
また、1ヶ月先の予定を取るときに「少し先ですが〇〇様とのアポイントを押さえておきたいので…」のような前置きを加えることができればより効果的です。
一番やってはいけないのが「いつがご都合よろしいでしょうか?」と漠然と聞くことです。
これをしてしまうと相手側のスケジュール管理の感覚で時間を提案されてしまいます。
私は業務の時間割を大きく分けて9:00〜、11:00〜、13:00〜、15:00〜と決めています。
その時間割に誘導して相手のスケジュールを合わせるように持っていくのです。
タイムスケジュールの時間割を自分の思う通りに埋めていく。
これが最大のポイントとなります。
スケジュール管理のテクニック ポイント②
ではどのようにすれば相手を誘導してその時間に当てはめていくのか。
その方法をお伝えします。
まず、相手への自分の見せ方を工夫してください。
あなたはいつでも時間を合わせてくれる比較的ヒマな人と思わせてしまってはなりません。
本当はヒマだったとしても時間割を誘導するためには先方よりも忙しそうに見せる必要があります。
無意識のうちではありますが、忙しい側が先に時間を決める権利を持っているものなのです。
例えば施主に急に現場に来て欲しいと頼まれることがあります。
その時間にスケジュールが空いていた場合、あなたならどう答えますか?
施主の要求を満たすためなら即答で「分かりました」と答えたくなるところですが、そこはいったん考える素振りを見せましょう。
電話なら「調整して折り返します。」メールなら「調整して後で返信します。」といった具合に少し間を持たせるのです。
つまり、来て欲しいと言えば簡単に会える相手と先方に思わせないようにするのです。
また、予定時間より前に現場近くに到着していたとしても、ややギリギリ遅刻するくらいのタイミングで現場に姿を現すのも効果的です。
例え、先方がもっと早くに現場に到着していることを知っていたとしても構いません。
時間がない人だと思わせるのであれば、あなたは必死でなんとか間に合わせるように来てあげたんだという姿を見せるのです。
<補足>
あるテクニックを紹介します。「では〇〇時集合でどうでしょうか?」と言うとあなたのことを時間に余裕がある人だと捉えられてしまうことがあります。
「〇〇時15分なら大丈夫です。」とあえて分刻みで伝えることにより時間がないアピールができます。
しかし、このテクニックはあまりにもわざとらしいので私はほとんど使いません。
スケジュール管理のテクニック ポイント③
電話は1分で切りましょう。
携帯電話が浸透してから多くの社会人が通話相手に貴重な時間を無作為に奪われてきました。
それも当然のことのように、人の時間に土足で踏み込み荒らして去っていくんです。
なので電話との付き合い方をもう一度考えてみる必要があります。
私はかけた電話もかかってきた電話も目標1分以内で切ることにしてます。
たった1分であればその電話によってスケジュールが大幅に狂うこともありません。
また、普段お会いしている時は普通なのに電話では極端に早口で話します。
すると相手には、この人は急いでいて時間に追われている人なんだと認識させることができます。
それと、電話ではなくメールやショートメールを活用することです。
メールは時間を選ばないし、記録にも残る。一石二鳥です。
特にショートメールであれば題名や宛名を入れなくていいのでなおさら便利です。
報告に対しての返信を定型文としてデバイスに入れておけばタップするだけで返信できるので会話が一瞬で終わります。
スケジュール管理のテクニック ポイント④
現場監督のスケジュール管理を乱す最大の要因は現場や施主との間に発生するトラブルです。
トラブルが起こってしまうと、時間を費やす割合がそれに偏り、本来やるべき他の仕事にも影響が出てきます。
育った木を伐採するのには大変な労力と時間がかかります。
トラブルの木は育つ前の小さなタネのうちに摘み取っておくのが鉄則です。
現場監督をやっていれば一度は聞いたことがある言葉「段取り八分」。
段取りが終わればその仕事の8割は終了したも同然という意味です。
つまり、全ての仕事は事前段取りをどれだけきちんとできているかで変わります。
あなたが労力を使うのはトラブル解決ではなくその元となる段取りであるべきなのです。
そのために時間を費やすべきところにはしっかりと費やすべきなのです。
<私が力を入れている具体的な段取り例>
- 現場の事前近隣調査
- 設計図面の着工前チェック
- 施主との定期的な連絡(ショートーメール)
- 各工程(基礎・建方・内装)ごとの完了時引継ぎ工事店立会
- 各工程(基礎・建方・内装)ごとの立寄りポイントへ施主招待
ここで挙げた内容はどんなに忙しくても最優先で必ず行います。
今までの経験上トラブルのタネが埋まっている可能性が高いポイントだからです。
これをやらなかった場合はトラブルのタネを放置しているのと同じで、どこかで乱れを生みます。
スケジュール管理のテクニック ポイント⑤
若い社会人の方の中には理解できない会社の風土に悩まされているという人は多いのではないでしょうか?
いまだに先輩より早く出社し先輩より遅く退社しなければいけない雰囲気があったり、朝は事務所に寄ってから現場に行かなければいけないという謎ルールがあったり。
休日申請は1ヶ月以上前から申請し許可を取らなければ休めないなんて制度は完全ブラックですよね。
そのような非効率的な風習や慣習を当たり前のように押し付けてくる会社や上司や先輩がいる場合、せっかくあなたが効率的なスケジュール管理を実践していても、つまらないところで時間を搾取されてしまいます。
では、どのような対策を取ればいいのか、あなたは分かりますか?
その答えは、紛れもなくあなた自信が変わることなのです。
「いえいえ、まだ若いし役職もないから無理??」
いいえ、関係ありません。
あなたがトラブルなく仕事をイキイキとこなしている姿を周囲に見せつけていくのです。
そして、あなたが中心となって会社の風土を変えていくことを目指しましょう。
残念ながら上司や先輩方に期待していてはいつまでも変わることはありません。
だって、今までそれでやってこれているので問題意識さえも持ち合わせていないのですから。
つまり、そもそも風土を変えようなんてこれっぽっちも思っていないんです。
でもあなたがそつなく仕事をこなして、笑顔で出社し毎日定時過ぎには帰宅して、充実した毎日を過ごしている姿を見せられたら周りの人はどう思うでしょうか?
もしかしたら最初はサボってるんじゃないかとか陰口を叩かれるかも知れません。
大丈夫です。そうでないことは時間が証明してくれます。
それでも継続的に順調な姿を見せれたのであれば、次第に周りのあなたに対する見方や雰囲気も変わってくるはずです。
むしろ、あなたを羨む先輩が出てくるかも知れません。
そのときには上司や先輩に対して言ってやってください。
「あなたが休日出勤や残業をするのは、あなたの仕事の効率が悪いからではないですか?」と。
スケジュール管理【自由な時間を作る】
仕事の効率化、スケジュール管理がうまくいくと時間に余裕ができてきます。
時間に余裕ができるとあなたのライフスタイルが大きく変わります。
仕事の効率化の目的は自由な時間を作ることです。
残業をせず自宅に帰り、有意義な時間を使うことです。
自由な時間を作るたった一つのコツをお伝えします。
それは「残業時間を減らす」と考えるのではなく「人生を充実させるための時間を作る」と考えることです。
噛み砕いて言うと、私には人生を充実させるための時間が必要なので残業なんかしてられないんだという考え方にシフトさせるのです。
その考え方に行き着くと、自然と自ら仕事の時間に期限を設けるようになります。
早く切り上げて帰宅し、今一番やりたいことをやりたいという気分になるのです。
例えば、筋トレに通うためとか、家族と夕食を取るためとか、趣味のブログを書くためとか、セミナーに通って自己投資をするとか、やりたいことは人それぞれでいいのです。
やりたいことをやれることは幸せです。
それが人生の充実につながります。
さらに心も穏やかになり、仕事面でも落ち着きを取り戻し、うまくいくようになるのです。
スケジュール管理【まとめ】
仕事効率化について私が実践したスケジュール管理について述べてきました。
参考になりましたでしょうか?
特にスケジュール管理が適切にできるようになると心にゆとりが生まれ、プライベートの生活を見直すようになるのです。
生活を見直すと自分を支えている家族の存在、自分の人生、仕事の意義など今まで見えなかったものが見えてきます。
そこから今まで忘れかけていた人間らしい幸せを噛みしめて欲しいものです。
また、自由に使える時間ができたなら次のステップに向けて自己投資をしてみてもいいですよね。
私のことを言えば最近、車の移動中にはYouTubeで自己啓発や教育系の動画を聞き流していたりします。
これも一重に何気なく移動時間を過ごすのがもったいないと感じているからです。
このようにあなたはあなたなりのやり方があると思います。
このブログを参考にしていただきオリジナルの効率化を目指していただければと願っています。
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